Política de Protección de Datos Personales

1. Objeto

Este documento tiene como objeto dar a conocer la Política Integral de Protección de Datos Personales implementada por SUMA móvil S.A.S. en su calidad de Responsable y/o Encargado, según sea el caso para el manejo y la efectiva protección de los datos personales suministrados por los usuarios finales de los servicios de telecomunicaciones, proveedores, colaboradores y en general por todas las personas que proporcionen SUMA móvil S.A.S. datos personales de conformidad con la Ley 1581 de 2012, los decretos reglamentarios 1377 de 2013, 886 de 2014 y las normas que adicionen, modifiquen o deroguen y la Constitución Política de Colombia.

Adicionalmente en la presente política se dictan algunas disposiciones para salvaguardar el derecho constitucional de todas las personas de: conocer, actualizar y rectificar los datos y la información que sobre ellas se haya recogido en archivos o bases de datos, así como el derecho a la información, dejando manifiesto su poder de decisión y control sobre dicha información.

También en este documento se detallarán las diferentes políticas aplicadas a los titulares de los datos, quienes con autorización previa han autorizado a SUMA móvil S.A.S. a tratar y administrar dicha información, la cual fue suministrada con el fin de dar el trámite necesario y concerniente al desarrollo de las relaciones comerciales que se tiene con cada uno de ellos.

Los lineamientos de la presente política aplican para todos los procesos internos y/o externos y a las plataformas que manejan información personal de usuarios y los diferentes canales dedicados a su atención, así como a sus trabajadores y proveedores, que también son responsables de implementar sus propios procedimientos en aras de dar cumplimiento de las políticas fijadas.

2. Normatividad Asociada

­Constitución Política de Colombia:

Artículo 15: “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución”.

Artículo 20: “Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación. Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la rectificación en condiciones de equidad. No habrá censura”.

­Ley estatutaria 1581 de 2012:

“Por la cual se dictan disposiciones generales para la Protección de datos Personales”.

­Decreto 1377 de 2013:

“Por el cual se reglamenta parcialmente la ley 1581 de 2012”.

­Decreto 886 de 2014:

“Por el cual se reglamenta el artículo 25 de la ley 1581 de 2012 relativo al Registro Nacional de Bases de Datos”.

3. Definiciones y/o Convenciones

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre información y datos personales, tales como: uso, recolección, almacenamiento, divulgación, circulación o supresión de los mismos por parte de la entidad que adquiere la información.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

Partes Interesadas: Son todos aquellos entes, que tienen relación directa o indirecta con una organización, estos pueden ser: usuarios, proveedores colaboradores y otros grupos de interés.

4. Responsable del Tratamiento

SUMA móvil S.A.S. sociedad comercial legalmente constituida, identificada con el Nit Nº. 900.973.532-6, actuará como Responsable del Tratamiento de los datos personales.

En su calidad de responsable del tratamiento de los datos de las partes interesadas, ha desarrollado una serie de directrices, establecidas con el fin de hacer un buen uso y manejo seguro de los datos personales pertenecientes a: 

Usuarios finales de los servicios de telecomunicaciones, aliados, terceros, proveedores, colaboradores y en general por todas las personas cuya información es custodiada por nuestra organización.

5. Encargado del Tratamiento

SUMA móvil S.A.S. también podrá actuar como Encargado; para cuando lo haga, ha desarrollado una serie de directrices establecidas en la presente política y dirigidas con el fin de hacer un buen uso y manejo seguro de los datos personales pertenecientes a:

Usuarios finales de los servicios de telecomunicaciones, aliados, terceros, proveedores, colaboradores y en general por todas las personas cuya información es custodiada por nuestra organización.

6. Política

Comunicar a todas las personas de la organización que manejen información de datos personales de usuarios, proveedores y otras partes interesadas, sobre su responsabilidad en el tratamiento de estos y concientizarlos sobre los principios de privacidad de acuerdo con la legislación y reglamentación pertinente.

Informar a los colaboradores, usuarios, proveedores y otras partes interesadas que sus datos de carácter personal sólo serán utilizados cuando sea adecuado y pertinente en relación con el ámbito y las finalidades determinadas, explícitas y legítimas para las que se hayan obtenido.

Cancelar los datos cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para dicha finalidad o cuando lo solicite el titular en el ejercicio de su derecho de cancelación.

7. Tratamiento de los datos personales

7.1 Responsabilidad frente a los datos personales

En consideración de lo establecido por la Ley 1581 de 2012 SUMA móvil S.A.S. es considerado como el único Responsable y/o Encargado del tratamiento de la información de datos personales pertenecientes a sus usuarios, proveedores y colaboradores; por tanto SUMA móvil S.A.S. es quien decide sobre el tratamiento al cual serán sometidos los datos personales registrados en sus Bases de Datos al igual que la responsabilidad sobre la ejecución de las actividades de tratamiento, quien realiza dicha actividad sin mediaciones. Por lo anterior, se reserva la jurisdicción de delegar actividades del tratamiento a terceras entidades.

7.2 Base de Datos Partes Interesadas

7.2.1 Usuarios

SUMA móvil S.A.S. informará al Titular de los Datos que recoja, el tratamiento que se hará de sus datos personales y su finalidad y obtendrá de manera previa, expresa e informada la autorización de los usuarios para tal fin, los cuales corresponden principalmente a los fines descritos en esta Política. De la misma manera actuarán los Encargados del citado tratamiento.

El tratamiento de los datos se hará con base en la autorización del usuario y teniendo en cuenta su necesidad, finalidad y temporalidad.

7.2.2 Proveedores

Los proveedores de SUMA móvil S.A.S. al autorizar por cualquier medio el uso de su información, aceptan que ésta se utilice, conserve, transfiera, recolecte, almacene y use con el objeto de:

• Ingresar su información a una Base de Datos.
• Recolectar y tratar su información y la de sus representantes o empleados con la finalidad de llevar a cabo las siguientes actividades:
  • Pago de obligaciones contractuales.
  • Reporte a entidades gubernamentales.
  • Entrega de información a entidades gubernamentales o judiciales que la requieran.
  • Soporte en procesos de auditoría externa e interna.
  • Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato.

Para el ejercicio de los derechos derivados del tratamiento de los datos personales que suministren, los proveedores cuentan con los canales establecidos en la relación contractual.

7.2.3 Colaboradores

SUMA móvil S.A.S. en calidad de empleador y por mandato de la legislación laboral debe contar con información personal de sus trabajadores. Para materializar obligaciones laborales posee información y datos relacionados con la identificación del trabajador, exámenes de vinculación, formación académica, experiencia laboral, dirección de domicilio, beneficiarios, salario, Fondos de Pensiones, Cesantías, Riesgos Profesionales, Caja de Compensación, Seguros de Vida y accidentes, cuenta bancaria para el pago de los emolumentos provenientes de la relación de trabajo, así como toda aquella información que se debe reportar ante las Entidades y Autoridades nacionales y locales por mandato de la ley. Los colaboradores podrán consultar la información personal que sobre ellos reposa en las bases de SUMA móvil S.A.S., así como los derechos derivados del tratamiento de su información, por medio de los canales internos dispuestos para tal fin.

7.2.4 Otros Grupos de Interés

La recolección de la información de cualquier grupo de interés se tratará de conformidad con las normas que regulan la materia, en conjunto con los lineamientos internos de SUMA móvil S.A.S. y será utilizada de acuerdo con las finalidades propias de la relación que se tenga en cada caso.

8. Propósito del Tratamiento

SUMA móvil S.A.S. reconoce la importancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de la información y los datos personales que sus usuarios, proveedores y colaboradores suministran a través de los diversos canales de comunicación y/o comercialización de sus servicios, por tal motivo, el objetivo principal de registrar los datos personales en nuestras Bases de Datos tiene como finalidad cumplir los propósitos que a continuación se detallan:

• Registro de datos personales en las plataformas web comerciales.
• Creación de carpeta virtual donde reposan las autorizaciones para el tratamiento de datos de los usuarios.
• Creación de carpetas físicas de proveedores y colaboradores para ser ingresados al archivo administrativo, en caso de ser necesario y a petición de la autoridad correspondiente.
• Seguimiento al cumplimiento de las obligaciones por parte de los usuarios, proveedores y colaboradores.
• Seguimiento al cumplimiento de las obligaciones por parte de los colaboradores.
• Proceso de selección, nómina, bienestar laboral, desempeño y competencias, inducción, entrenamiento, formación, seguridad y salud en el trabajo para los colaboradores.
• Emisión de actividades por SUMA móvil S.A.S. respecto a formación y capacitación de los colaboradores.

Así las cosas, el tratamiento de dichos datos obedece a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual es informada al titular. El tratamiento y la finalidad de la información de las bases de datos de SUMA móvil S.A.S. se encuentran relacionados con la prestación del servicio, relación contractual, fines comerciales y/o publicitarios. SUMA móvil S.A.S. podrá transmitir la información suministrada por los usuarios a terceros determinados para dar cumplimiento a sus obligaciones contractuales, administrativas o financieras, así como a las Empresas que hagan parte de su grupo Empresarial y/o proveedores, entre ellos, pero sin limitarse a la consulta y reporte de información ante operadores de bancos de datos de contenido crediticio y financiero; fines comerciales y publicitarios relacionados con opciones y productos ofrecidos al público llevada a cabo por SUMA móvil S.A.S. o por terceros y comunicación con los usuarios a través de cualquier medio electrónico, entre ellos WhatsApp. Lo anterior se entiende aceptado por los usuarios en el momento en que aprueban el tratamiento de sus datos personales por SUMA móvil S.A.S.

9. Tratamiento de datos de menores de edad

10. Compromisos adquiridos frente a los titulares

10.1 Compromisos de SUMA móvil como responsable

• Solicitar autorización del titular en los casos en que conforme a una disposición legal sea necesario obtener tal autorización.
• Informar a todos los titulares de los datos registrados en nuestras Bases de Datos sus derechos con respecto a conocer, actualizar y rectificar toda aquella información que se relacione con dicho titular en todo tiempo, en el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Archivar y conservar una copia de la autorización emitida por el titular.
• Informar al titular de los datos la finalidad de la recolección de sus datos personales.
• Informar al titular de los datos sus derechos legales en referencia a lo que dicta la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
• Implementar controles de seguridad para restringir el acceso por personas no autorizadas a las Bases de datos tanto físicas como digitales.
• Garantizar que la información sometida a Tratamiento sea conforme lo exige la ley y las políticas establecidas dentro de la organización.
• Rectificar la información cuando esta no sea coherente o se encuentre incompleta.
• Dar cumplimiento a lo exigido por la ley referente a la atención oportuna de las peticiones emitidas por parte de los titulares de los datos.
• Dar acceso exclusivo a la información a aquellas personas que cuentan con la aprobación pertinente.
• Desarrollar un manual de políticas que demuestre de una manera procedimental la responsabilidad de la organización frente a los datos personales de los titulares registrados en las Bases de Datos.
• Disponer de ese manual de políticas en lugar de fácil acceso para que los usuarios puedan conocer de él.
• Comunicar al titular de los datos, el uso dado sobre dicha información.
• Notificar a la persona encargada del tratamiento de los datos personales cuando se presenten violaciones a los códigos de  seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

10.2 Compromisos de SUMA móvil como encargado

Para las situaciones en las que SUMA móvil S.A.S. actúe como Encargado del tratamiento de datos personales en nombre de un tercero (Responsable del tratamiento), cumplirá con los siguientes compromisos:

• Validar que el Responsable del tratamiento esté debidamente autorizado para suministrar a SUMA móvil S.A.S. los datos personales que tratará como Encargado.
• Garantizar al titular, en todo momento, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data bajo los términos de la ley.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos, en este último caso siempre que proceda legal o contractualmente.
• Actualizar la información reportada por los Responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo por los canales de contacto establecidos para tal fin.
• Tramitar las consultas y los reclamos realizados por los titulares en los términos señalados en la presente política.
• Registrar en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» en la forma en que se establece en la presente política.
• Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el titular, el responsable o las facultadas por la ley para dicho efecto.
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

10.3 Compromisos por terceros

En caso de que la administración de los datos personales pase a manos de un tercero, SUMA móvil S.A.S. exigirá al nuevo encargado de llevar a cabo las actividades pertinentes, la administración adecuada y oportuna de los datos del titular y la debida gestión basada en los “Compromisos adquiridos frente a los titulares” consignados en el presente procedimiento.

10.4 Deberes de SUMA móvil cuando realiza el tratamiento a través de un encargado

• Suministrar al Encargado del tratamiento únicamente los datos personales que está autorizado a suministrar a terceros.
• Trasladar la información que el usuario suministró al Encargado del tratamiento en forma veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Comunicar de forma oportuna al Encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
• Informar de manera oportuna al Encargado del tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes.
• Exigir al Encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
• Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

11. Derechos del titular

11.1 Reconocimiento al derecho de los titulares de los datos

El titular de los datos tiene el derecho de:

• Conocer: El titular cuenta con todo el derecho de ingresar por medio del canal de comunicación establecido por la organización y solicitar información sobre los datos personales registrados en las Bases de Datos de SUMA móvil S.A.S.
• Solicitar copia de autorización: El titular de los datos, tiene el derecho de solicitar copia de la autorización para tratar sus datos personales por SUMA móvil S.A.S. conforme lo dicta la Ley 1581 de 2012 por cualquiera de los canales establecidos.
• Corrección, actualización o supresión: El titular podrá solicitarlo en los términos establecidos por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
• Anular autorización: El titular de los datos podrá anular la autorización cuando este así lo considere.
• Anular datos personales de las Bases de Datos: El titular de los datos podrá solicitar a la organización encargada de tratar sus datos personales la anulación de sus registros si así este lo considere.
• Ser informado sobre el tratamiento que se les dé a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

12. Debido proceso para el tratamiento de datos personales

12.1 Atención de peticiones, consultas y reclamos

Los titulares de los datos registrados en las Bases de Datos de SUMA móvil S.A.S. o sus causahabientes podrán realizar todo tipo de consulta mediante los canales de comunicación establecidos.

Una vez enviada la solicitud por el titular y recibida por el Responsable y/o Encargado, según corresponda, del tratamiento de datos del titular, la solicitud emitida se tramitará en los siguientes 10 días hábiles.

Si por algún motivo esta solicitud no se tramita y por ende no es respondida al titular en el tiempo establecido, SUMA móvil S.A.S. tendrá la responsabilidad de comunicarle al titular los motivos por los cuales no se ha dado solución a su requerimiento y tendrá que pactar una nueva fecha para dar solución, la cual no podrá ser mayor a cinco días hábiles contados a partir de la fecha de vencimiento del primer trámite.

De igual forma, los titulares de los datos o sus causahabientes podrán presentar reclamos cuando consideren que la información contenida en las bases de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, y en general cuando consideren el incumplimiento por parte de SUMA móvil S.A.S. de los deberes establecidos en la norma, suministrando siempre la siguiente información:

• Nombre completo y apellidos.
• Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).
• Medios para recibir respuesta a su solicitud.
• Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información).
• Firma (si aplica) y número de identificación.

El término máximo para atender el reclamo será de 15 días hábiles contados desde su recibo. En la solicitud se deberá señalar la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, además de aportar los documentos que se quieran hacer valer.

Todas las áreas y en especial la de Servicio al Cliente de SUMA móvil S.A.S. serán las encargadas de atender las consultas y reclamos.

Apoyados en lo preceptuado por el Artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, cuando la información personal sea requerida por una entidad pública o administrativa en el ejercicio de sus funciones, la empresa estará en la obligación de entregarla sin que medie autorización del usuario.

Para el ejercicio de sus derechos los titulares de los datos cuentan con los siguientes canales de atención:

Página web: www.sumamovil.com.co

Línea de atención fija nacional: 018000 41 52 68

13. Legitimidad del Habeas Data

Los titulares en representación de los registros consignados en las Bases de Datos de SUMA móvil S.A.S. son los auténticos representantes de los datos que se someten a tratamiento de acuerdo a lo que dicta la Ley 1581 de 2012 y el Decreto reglamentario 1377 de 2013 por tal motivo son ellos los que se encuentran legitimados para ejercer los derechos que les otorga la ley que se cita en el presente documento.

14. Seguridad de la información

SUMA móvil S.A.S. desde su área de calidad gestiona todo lo referente a la calidad del servicio y del producto, al igual que la seguridad de la información.

Tenemos establecidos todos lo procedimiento acordes con el fin de asegurar la calidad y el tratamiento seguro de los datos registrados en nuestra Bases de Datos mediante procedimientos documentados que nos permiten llevar a cabo un exigente tratamiento con relación a los datos personales de todas las partes interesadas de la organización (Usuarios, proveedores y colaboradores).

15. Publicación de la presente política

La presente política estará vigente desde la fecha de su publicación en la página web.

16. Vigencia de las bases de datos

Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales estarán vigentes mientras se mantenga y utilice la información para la finalidad descrita en esta política.

Una vez se cumpla esa finalidad y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar la información, la misma será eliminada de nuestra base de datos.

Respecto a los datos personales de los titulares almacenados en las mismas, se mantendrán conforme a la autorización dada para su tratamiento y además se conservarán mientras se mantenga la relación contractual con el titular de la información y hasta tanto no se solicite su supresión por el interesado y siempre que no exista una obligación legal o contractual de conservarlos.

17. Datos de la Compañía

Nombre: SUMA móvil S.A.S.     NIT: 900.973.532-6

Correo electrónico:

Línea de atención fija nacional: 018000 415268

Última actualización: 10 febrero 2020